新刊取り置きのマナーでモヤモヤした事があったので吐き出させて下さい

この間の春コミでサークル参加し、新刊を頒布しました。そこまで数を刷っていなかったのでXの相互のみ新刊取り置き可能にしたのですが、取り置きを受け取りに来なかった人がいました。取り置きは自分がスペースにいる時に来て欲しい事、何時には撤収する旨を前日と当日の設営ポストにも記載していました。しかし撤収しようと思っていた時間になっても受け取りに来られず、その方とスペースが近かったので様子を伺っていたのですが、あちらも撤収作業中だったのとXで他の方からも取り置きを頼まれていたがいつ受け取りに来るのかリプされていたので忙しくて中々受け取りに行けていないのだろうと思い、あちらが片付くまで待っていました。撤収しようと思っていた時間から30分程待っても受け取りに来る様子がなく、また友人とアフターする為にお店の予約もしていたので急かすようで申し訳なかったのですが、直接新刊を渡しにいったところ取り置きしていたが普通に買ってしまったと言われました。 売り子に確認しましたがその方は会場前の挨拶以外、スペースに来ていませんでした。私もその方に新刊を頒布した記憶は全くありません。 取り置き分は別管理していたので自分がスペースにいる時に受け取りに来るようポストしていましたし、何時に撤収する事もポストしていました。そこまでポスト数多くないので遡れないという事もないのに、蔑ろにされた気分で嫌な気持ちになりました。これまで取り置きでトラブルが起きた事がなかったのですが、相互であっても適当な事する人はいるんだなと痛感しました。今後も相互向けの取り置きはしたいのですが、その方の取り置きは受け付けたくないのが本音です。その人だけ弾くのも難しいですしどうしたものかたと思っています。皆さんも取り置きでモヤモヤしたりトラブルになる事はありますでしょうか？またその際の解決方法等ご教授頂きたいです。