＞また、主催経験者の方はどのような案内をしましたか？
＞こちらが意図してるのとは違う書き方をされたことはありますか？

ここだけ回答します。

・「意図してるのとは違う書き方をされたことはありますか？」
＜回答＞
そんなんばっかりです。
仕事でもイベント主催に近いことをしているんですが、基本オキャクサマは読んでません。
読みません。読んで欲しい人ほど読みません。お前だよお前！と言いたくなる人ほど読まない（し、読んでも理解できない）。

＜対策＞
●具体例を書く。
・CP名は略さずフルネームをご記入ください。
　OK：山田田老×鈴木士郎
　NG：ヤマスズ、タロシロ　ほか

・キャラクター中心はキャラクター名を略さずご記入ください。
　OK：鈴木士郎中心
　NG：鈴木中心、士郎中心、シロ中心　ほか

……こんな感じで、いちいち正解例とNG例を書く。

●大事なことはフォントサイズ特大、太文字で強調。
　というか、他の事項はベタ書きでいいので、主催的にこれだけは守れって部分だけを強調表記する。
　譲れない部分【のみ】をピンポイントで目立たせる。

●「こちらからコピペしてください」として、別ページからコピペで記入してもらう。
　ベッター等で作品名・カプ名・キャラ名等々を書いたページを作ってリンクを張り、そこから「一切改変せず」「コピペで」記入してもらう。

●スラム街（比喩）を作る【重要】
「表記に不備があったサークルさんに関しては、すべてごたまぜのランダムエリアに配置となります。ご注意ください。」
これ大事。まあ脅しなんですが……。脅すだけじゃなくて、ちゃんと実行してください。
これがあるのとないのとでは参加者の真剣度が変わります。

●しつこいくらいアナウンスする。
参加しようかなと思ったら読む場所に、くどいくらい書いてください。
スラム街の存在を強調表記するのを忘れずに。
告知用Twitterアカウントがあるなら、そっちでも何度でも注意してください。
主催の仕事なのでうるさがられたらとか怖がらなくていいです。仕事です。仕事しましょう。

規模によっては膨大なサークル数になると思うので、主催の補佐も何人かいるとスムーズです。
その際、明文化できること、ルーチン化できることはさっさと済ませてしまい、マニュアル等も用意すると次回が楽です。
notionなどを駆使して主催チームで都度都度ブラッシュアップしていくと良いかと。
この辺はもう仕事と同じですね……。

主催はやること多いので大変かと思いますが、がんばってくださいね！

参加側の意見ですが、参加するときはキャラクター名をフルで表記or記入事項を確認して表記し、
申し込み後に個別メッセージで不備あれば連絡くださいと送信しています。

主催ではないのですが、主催さんの呟きを見ていると
どれだけ説明と注意書きが書いてあっても間違った記入をされる方がいるみたいです。
CPやキャラクター明記用のツールを作成し、それをコピペしてもらうよう誘導していたのですが、それも無視されていたのかと…。

数回程Twitterで表記の案内、情報変更期限前に一斉で見直しの連絡が送られてきました。
それでも修正されない場合、個別でメッセージを送っていたみたいです。

連絡がない方、修正がされない方は少し乱暴だとは思いますが、要項不備でひとまとめにしてもいいのかなと思います。

主催お疲れ様です、どれだけ案内しても間違う人は間違って記載してくるものです。
主催してくれるだけで参加側は感謝しております。
連絡しても連絡しても間違う参加者のことはそこまで気負わず、無理のない範囲で良いと思いますよ！