公式の問い合わせフォームはもう使われましたか？
とらのWEBからの問い合わせは比較的早く返事をくれると思っています（過去の対応もわりと早かったです）
もしまだのようでしたら、まずは今ここに書かれている内容をそのままお問い合わせフォームに入れて送ってみては？
同じ経験をした方がいらっしゃらないと返信も付きづらいかと思います
無事に対応してもらえますように

くれむはみんな優しいよねぇ（良い意味で）。
サークルポータルの下の方にお知らせが並んでるんだけど、そこの中にイベント会場からの納品関係のお知らせが大抵いつもあるんだよ。自分の該当イベントじゃない時でも他のイベント向けに出てる。会場からの納品予約の日程とかもだけど、いつもおんなじ文面で委託や追納分からの納品についての説明が一通りざっと出てるよ。そこは読んでみた？ポータルのスクショ使って説明とか出てるから分かりやすいと思うよ。そこを読み砕いてから問い合わせしてみたらどうかな。多分初めての利用だったんだろうし、これからも機会があれば利用するのなら読んで理解しておいても損はないと思う。