アンソロジーの依頼文を送るタイミングについて質問があります。

一か月前くらいから、相互さんや相互さん繋がりで知り合った界隈の方とアンソロ作りたいですね〜という話をしてきました。
私が主催するのであれば描きますよと仰ってくださったので、正式な依頼文を書いているところなのですが、色々と多忙になってしまいまだ依頼文を送信出来ておりません。
今後のスケジュールにはそれなりに余裕があるはずです。

一週間後にイベントがあるのですが、私はそのイベントに一般参加する予定です。
まずはそこで挨拶させていただいた方が良いのでしょうか？それともイベント前に依頼文を送信し、返信期限を2週間後などに設定した方が良いのでしょうか？
イベント前後はお忙しいでしょうし、どのタイミングで依頼文を送信すれば良いのだろうかと迷っております。
アンソロ自体は依頼制で、思い切って普段交流がない方々にも依頼文を送らせて頂こうと考えているところです。

推しカプのアンソロジー、絶対に作りたいです。
アドバイスのほどよろしくお願いします。