ピク〇クの場合を想定して回答させていただきます。

カプありの場合、規模にもよりますが、カプごとにエリアを分ける時がありました。
また、同エリアになった場合でもカプを混在するのではなく、なるべく同じカプごとに固めての配置でした。
締め切りまで時間があるようであれば、様子見をしてもいいのではないかと思います。
話しかけ＝アバターを動かしている間であれば、ニックネームを自由に切り替えられるのでROMの振りで参加可能です。
掲示板も設置の有無を選べるので気になるようであれば、設置なしにされればいいと思います。

webオンリーは必ずしもその場にいなくてはいけない訳ではないので、気後れするようであれば会場に入らなくても大丈夫ですよ。
準備中も出入りできるので、設営確認だけすれば十分かと。
当日家主がいない、というのはままある事です。

それでも辛いと感じるのであれば、イベント自体スルーしてもぜんぜんいいと思います。
自分大事に。